Waar kunnen we mee helpen?

Collie is een geautomatiseerde betaalherinneringsdienst voor bedrijven. Je uploadt je openstaande facturen en Collie gaat er achteraan: per e-mail, per sms en per telefoon, steeds met een betaallink waarmee je klant in een paar seconden betaalt.

Collie neemt het nabellen en nasturen van je over: op het juiste moment, via het juiste kanaal, volgens een vast schema. Een herinneringsreeks loopt door tot hij klaar is, of stopt eerder zodra er betaald wordt. Krijg je van een klant helemaal geen reactie, dan zie je dat in je dashboard en kun je die factuur opnieuw importeren om hem nog een ronde te laten draaien.

Collie is gebouwd door Collectmaxx, dat al jaren herinnerings- en debiteurencommunicatie draait voor grote organisaties. Collie brengt diezelfde motor naar het mkb, zonder enterprisecontract.

Voor elk bedrijf dat facturen stuurt en er geen tijd in wil steken om erachteraan te zitten. Het past goed als je dit herkent:

• Je factureert en een deel van je klanten betaalt structureel te laat.
• Nabellen gebeurt ad hoc, door wie toevallig tijd heeft, en vaak dus niet.
• Je wilt vriendelijk blijven, maar wél consequent zijn.
• Je hebt geen debiteurenafdeling, en je wilt er ook geen.

Typische gebruikers zijn mkb-bedrijven in tandartspraktijken en zorg, retail, energie, telecom, financiële dienstverlening en zakelijke dienstverlening. Je hebt geen koppeling met je boekhoudpakket en geen IT'er nodig om te beginnen: een bestand met openstaande facturen is genoeg.

Collie werkt voor zakelijke én particuliere klanten. Het is geen incassobureau: Collie doet de vriendelijke herinneringen vóór incasso. Wat daarna gebeurt, bepaal je zelf.

In vier stappen:

1. Je meldt je aan en regelt je Mollie-account. Dat kost een paar minuten. Je koppelt een bestaand Mollie-account of maakt er via ons een aan. Mollie verifieert daarna je bedrijf, meestal binnen 1 tot 2 werkdagen.
2. Je uploadt je openstaande facturen. Een CSV-, XLSX-, XLS-, ODS- of XML-bestand met factuurnummer, bedrag, vervaldatum en het e-mailadres en/of 06-nummer van je klant. Collie herkent gangbare kolomnamen zelf en laat je corrigeren wat het niet kan lezen, vóórdat de import start.
3. Collie kiest per factuur een herinneringsflow. Er zijn drie flows: e-mail en telefoon (bellen en sms) samen, alleen e-mail, of alleen telefoon. Welke een factuur krijgt, hangt af van de contactgegevens die je hebt aangeleverd. Elke flow is een vaste reeks contactmomenten over meerdere dagen, met een betaallink erin. De eerste herinnering gaat de eerstvolgende werkdag na de import de deur uit.
4. De flow stopt als er betaald is, of als hij is afgelopen. Komt er een betaling binnen, dan vervallen de resterende stappen meteen. Het geld komt rechtstreeks op je eigen Mollie-account.

Ondertussen laat je dashboard per factuur precies zien wat er is gebeurd: verstuurd, afgeleverd, geopend, aangeklikt, betaald. Facturen die jouw aandacht nodig hebben (foute contactgegevens, een debiteur die niemand bereikte, een flow die is afgelopen zonder betaling) staan apart, zodat je altijd weet wat er nog voor jou ligt.

Collie verwerkt persoonsgegevens van jouw klanten (naam, e-mailadres, 06-nummer, factuurgegevens) namens jou. In AVG-termen ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is Collectmaxx verwerker. Een verwerkersovereenkomst hoort bij de voorwaarden die je bij aanmelding accepteert.

Wat dat in de praktijk betekent:

• Doelbinding. De gegevens die je uploadt worden alleen gebruikt om de herinneringen te versturen die jij hebt gevraagd, en om je de resultaten te tonen. Ze worden nooit verkocht, nooit gebruikt voor profilering en niet gedeeld met derden, behalve de subverwerkers die nodig zijn om een bericht af te leveren (e-mail-, sms- en telefonieproviders) en Mollie voor de betaling zelf.
• Hosting in de EU. Collie draait op infrastructuur binnen de Europese Unie.
• Bewaartermijn. Factuur- en contactgegevens bewaren we zolang je Collie gebruikt en de geldende bewaartermijn dat vraagt. Je kunt verzoeken om verwijdering.
• Rechten van betrokkenen. Doet een van jouw klanten een beroep op inzage, correctie of verwijdering, dan handel jij dat af als verwerkingsverantwoordelijke en levert Collie je alles aan wat wij van die persoon hebben.
• Beveiliging. Toegang tot je account is beveiligd met tweefactorauthenticatie. Gegevens zijn versleuteld tijdens transport en opslag.

Onze volledige privacyverklaring staat gelinkt op elk aanmeld- en inlogscherm.

Mail customerservice@collectmaxx.com, dan krijg je antwoord van een mens.

Je kunt support ook vanuit de app bereiken: op de status- en foutschermen staat een "Neem contact op"-link die een vooringevulde mail opent, zodat je niet hoeft uit te leggen waar je vastliep.

Zorg dat je dit bij de hand hebt:

• Je bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer.
• Een zakelijk e-mailadres waar je nú bij kunt. Je bevestigt het tijdens de aanmelding.
• Een mobiel nummer: voor de tweefactorauthenticatie op je account.
• Je bankgegevens: voor Mollie, zodat je uitbetaald kunt worden.
• Een betaalmethode voor je eigen Collie-abonnement.

Meer niet. Geen installatie, geen koppeling met je boekhouding, geen IT nodig.

Het aanmeldscherm neemt je mee en laat steeds zien waar je bent:

1. Account. Je naam, bedrijfsgegevens en e-mailadres. (~1 minuut)
2. E-mail bevestigd. Je klikt op de link in de mail die we sturen. (~1 minuut)
3. Mollie. Hier kies je: een bestaand Mollie-account koppelen, of via ons een nieuw Mollie-account aanmaken. Bij een nieuw account geven wij je gegevens al door, en rond je de aanmelding en de verificatie (KYC) af bij Mollie zelf. Daarna kom je automatisch terug in Collie. (~2 minuten)
4. Gegevens controleren. We halen je bedrijfsgegevens op bij Mollie en laten ze zien, zodat je ze kunt bevestigen of corrigeren. (~30 seconden)
5. Abonnement. Je sluit je abonnement af en betaalt de eerste maand. (~1 minuut)
6. Verificatie. Mollie verifieert je bedrijf. Dit is de enige stap waar je op wacht: meestal 1 tot 2 werkdagen.

Na stap 5 kom je op een statusscherm dat de rest voor je volgt. Daar hoef je niets meer te doen: je kunt het tabblad sluiten, we mailen je zodra je account klaar is. Log je later opnieuw in, dan kom je vanzelf weer op datzelfde scherm uit.

Zodra Mollie je heeft geverifieerd, zet Collie je herinneringsflows automatisch klaar (dat duurt hooguit een paar minuten) en kun je je eerste bestand uploaden.

Omdat Collie nooit aan jouw geld komt.

Elke betaallink in een herinnering wordt aangemaakt op jouw eigen Mollie-account, dus je klant betaalt rechtstreeks aan jou. Het geld komt op je Mollie-saldo en wordt uitbetaald op je eigen bankrekening, volgens je eigen uitbetalingsschema. Collie leest alleen of een factuur betaald is, zodat het weet wanneer de herinneringen moeten stoppen.

Dat heeft drie gevolgen die het waard zijn om te weten:

• Je klant ziet jouw bedrijf als begunstigde, niet het onze.
• Wij kunnen niets van je omzet vasthouden, vertragen of inhouden.
• De verificatie van je bedrijf door Mollie beschermt jou én je klanten tegen fraude. Daarom bestaat die stap.

Het koppelen gebeurt via het inlogscherm van Mollie zelf. Collie ziet je Mollie-wachtwoord nooit; je geeft een beperkte toestemming die je op elk moment kunt intrekken vanuit je Mollie-dashboard.

Dan maak je er tijdens de aanmelding een aan, via ons. Dat hoort bij de flow, het is geen omweg.

Kies bij de Mollie-stap voor een nieuw account. Wij geven de gegevens die je al hebt ingevuld door aan Mollie, zodat je ze niet twee keer hoeft te typen. Je rondt de aanmelding en de verificatie (KYC) af bij Mollie zelf: dat is waar je je bankrekening opgeeft en je identiteit aantoont. Daarna kom je meteen terug in Collie.

Mollie verifieert vervolgens je bedrijf. Dat duurt normaal 1 tot 2 werkdagen, soms wat langer. Heeft Mollie nog iets van je nodig (een document, een ontbrekend gegeven), dan mailt Mollie je daarover, en zegt je Collie-statusscherm het ook, met een link direct naar je Mollie-dashboard. Zodra Mollie akkoord geeft, gaan wij automatisch verder en krijg je een mail van ons.

Het korte lijstje:

• Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer
• Een zakelijk e-mailadres waar je nu bij kunt
• Een mobiel nummer voor tweefactorauthenticatie
• Je bankgegevens (voor Mollie, zodat je uitbetaald kunt worden)
• Een betaalmethode voor je Collie-abonnement

En om herinneringen te kunnen versturen nog één ding: een bestand met openstaande facturen, met per factuur minimaal een bedrag, een vervaldatum en een e-mailadres of 06-nummer van je klant.

Via het scherm Upload, in vijf stappen:

1. Kies je bestand. CSV, XLSX, XLS, ODS of XML, tot 10 MB. Exporteer het uit je boekhoudpakket of maak het in Excel. Allebei prima.
2. Controleer de kolomkoppeling. Collie herkent gangbare kolomnamen zelf, in het Nederlands, Engels en een aantal andere talen, en laat zien wat het heeft gematcht. Je kunt elke kolom corrigeren of laten negeren.
3. Los op wat opgelost moet worden. Vóórdat er iets verstuurd wordt, markeert Collie de rijen waar het niet blij mee is: ontbrekende of onleesbare data, ongeldige 06-nummers, rijen zonder e-mailadres én zonder telefoonnummer, en vervaldatums die te dichtbij liggen (een flow heeft ongeveer vijf werkdagen nodig) of in een weekend of op een feestdag vallen. Je corrigeert ze ter plekke, neemt de voorgestelde datums over, of zet de probleemrijen apart als losse import om later op te lossen.
4. Bevestig. Je ziet precies hoeveel rijen er doorgaan.
5. Klaar. De import draait, en rijen zonder bruikbaar contactkanaal worden afgewezen in plaats van stilletjes weggelaten. Je ziet ze staan en kunt ze herstellen.

Het minimum per factuur is: een bedrag, een vervaldatum en minstens één van beide: e-mailadres of 06-nummer. Al het andere (naam, factuurnummer, omschrijving, referentie, valuta) maakt de herinneringen beter en je dashboard nuttiger.

De eerste herinnering gaat de eerstvolgende werkdag na de import de deur uit.

Drie:

• E-mail: de meest uitgebreide herinnering, met je factuurgegevens en een betaallink.
• Sms: kort, direct, en door de meeste mensen binnen een paar minuten gelezen. Bevat de betaallink.
• Telefoon: een geautomatiseerd gesprek met een natuurlijke stem dat de openstaande factuur toelicht en de betaallink per sms kan nasturen.

Alle drie zitten in het abonnement. Welke kanalen een factuur krijgt, hangt af van de contactgegevens die je hebt aangeleverd: e-mail en telefoon samen, alleen e-mail, of alleen telefoon.

Collie zet niet alle kanalen tegelijk in. Een flow escaleert: hij begint met het zachtste kanaal en gaat pas door als er niet betaald wordt. Werkt een kanaal niet bij een specifieke debiteur (de mail bounct, het nummer is niet in gebruik), dan legt Collie dat vast en gaat verder. Bereikt geen enkel kanaal iemand, dan komt die factuur in je lijst "heeft je aandacht nodig", met het verzoek om nieuwe contactgegevens.

Vriendelijk, kort en duidelijk afkomstig van jou, niet van een incassobureau.

• Elk bericht spreekt je klant bij naam aan, noemt de factuur en het bedrag, en geeft één voor de hand liggende vervolgstap: betalen.
• De toon is een herinnering, geen dreigement. De meeste te late betalingen zijn gewoon vergeten, en zo zijn de berichten ook geschreven.
• Elk bericht bevat een betaallink, of verwijst ernaar. Je klant heeft geen account, login of portaalbezoek nodig om te betalen.

Herinneringen gaan uit op verstandige momenten: op werkdagen, binnen kantooruren, en telefoongesprekken alleen binnen de belvensters. Je klant wordt nooit 's nachts of op zondag gebeld.

Ze tikken op de betaallink in de herinnering en betalen in een paar seconden, met iDEAL, creditcard, Bancontact of welke betaalmethoden je ook hebt aangezet op je Mollie-account.

Geen account, geen login, geen gedoe. De link hoort bij die ene factuur en staat op het volledige openstaande bedrag, dus niemand kan het verkeerde bedrag op de verkeerde referentie overmaken.

Rechtstreeks, op je eigen rekening.

Betalingen gaan naar jouw Mollie-account, komen op je Mollie-saldo en worden uitbetaald op je eigen bankrekening volgens je normale Mollie-uitbetalingsschema. Collie houdt je geld nooit vast, neemt geen percentage van wat je binnenhaalt en houdt niets in. Je betaalt een abonnement voor de dienst, meer niet.

In je Collie-dashboard zie je wat er is binnengekomen: hoeveel van alles wat je hebt aangeleverd betaald is, wat nog loopt en wat is afgesloten. Je boekhouding ontvangt de betaling precies zoals bij elke andere Mollie-transactie.

Een flow is het herinneringsplan voor één factuur: een vaste reeks contactmomenten over meerdere dagen, elk op een specifiek kanaal, die alleen escaleert zolang de factuur openstaat. Collie zet je flows voor je klaar zodra je account geactiveerd is. Je hoeft ze niet zelf te ontwerpen.

Er zijn er drie:

• E-mail en telefoon: de volledige reeks van mails, sms'jes en een belpoging.
• Alleen e-mail: voor debiteuren van wie je geen bruikbaar 06-nummer hebt.
• Alleen telefoon: bellen en sms'en, voor debiteuren van wie je geen e-mailadres hebt.

Collie kiest per factuur de passende flow op basis van de contactgegevens in je bestand. Verder is het volgende goed om te weten:

• Een betaling stopt alles. Zodra een factuur betaald is, vervallen de resterende stappen. Je klant krijgt nooit een herinnering voor iets dat al voldaan is.
• Timing wordt gerespecteerd. Stappen draaien op werkdagen, binnen redelijke tijden, rekening houdend met weekenden en feestdagen. Daarom heeft een factuur ook ongeveer vijf werkdagen aanloop nodig vóór de vervaldatum.
• Elke stap is zichtbaar. Per factuur zie je elke stap en wat die deed: verstuurd, afgeleverd, geopend, aangeklikt, mislukt, gebounced, niet opgenomen, betaald.
• Een flow eindigt altijd ergens. Hij sluit als betaald, als onbereikbaar (geen enkel kanaal werkte) of als afgerond zonder betaling (alle herinneringen zijn verstuurd en afgeleverd, en er is nog steeds niet betaald). Die laatste twee komen in je lijst "heeft je aandacht nodig".
• Je kunt opnieuw. Blijft een reactie helemaal uit, dan importeer je die facturen simpelweg opnieuw en draait er een nieuwe ronde. Rijen die onbereikbaar terugkwamen neem je mee zodra je betere contactgegevens hebt.

Collie heeft één abonnement:

• € 30 per maand
• € 1,25 per geïmporteerde factuur

Alle prijzen zijn exclusief 21% btw. Geen percentage van wat je binnenhaalt: een factuur van € 5.000 ophalen kost hetzelfde als een van € 50. Alle kanalen zitten erin: e-mail, sms en telefoon.

Eén keer per maand, automatisch.

• Aan het eind van elke periode maakt Collie een factuur op: je abonnement plus de facturen die je in die periode hebt geïmporteerd.
• De factuur wordt naar je gemaild met de pdf erbij, en staat altijd klaar onder Facturen in de app.
• Hij wordt automatisch geïncasseerd via de betaalmethode die je bij de aanmelding hebt ingesteld.
• Je kunt extra e-mailadressen toevoegen die de factuur moeten ontvangen (je boekhouder bijvoorbeeld) onder Mijn bedrijf. Het adres van de accounteigenaar krijgt hem altijd.

Mislukt de incasso, dan mailen we je met een betaallink en heb je 7 dagen om handmatig te betalen. Is de factuur daarna nog niet voldaan, dan wordt je account tijdelijk opgeschort: je houdt lees-toegang tot je gegevens en lopende flows, maar kunt geen nieuwe imports starten tot het openstaande bedrag betaald is. Zodra je betaalt, gaat je account weer open. Klopt er iets niet aan een factuur, mail dan customerservice@collectmaxx.com voordat het zover komt. We lossen het liever samen op.