Wie können wir helfen?

Collie ist ein automatisierter Zahlungserinnerungsdienst für Unternehmen. Sie laden Ihre offenen Rechnungen hoch und Collie fasst für Sie nach: per E-Mail, per SMS und per Telefon, jeweils mit einem Zahlungslink, über den Ihr Kunde in ein paar Sekunden bezahlt.

Collie nimmt Ihnen das Nachfassen ab: zum richtigen Zeitpunkt, über den richtigen Kanal, nach einem festen Zeitplan. Eine Erinnerungsstrecke läuft, bis sie abgeschlossen ist, oder stoppt früher, sobald die Rechnung bezahlt wird. Reagiert ein Kunde gar nicht, sehen Sie das in Ihrem Dashboard und können die Rechnung einfach erneut importieren, um eine weitere Runde zu starten.

Collie wurde von Collectmaxx entwickelt. Collectmaxx betreibt seit Jahren Zahlungserinnerungs- und Debitorenkommunikation für große Organisationen. Collie bringt denselben Motor zu kleineren Unternehmen, ohne Enterprise-Vertrag.

Collie ist für jedes Unternehmen, das Rechnungen stellt und keine Zeit damit verbringen will, ihnen hinterherzulaufen. Es passt gut, wenn Sie sich hier wiedererkennen:

• Sie stellen Rechnungen und ein Teil Ihrer Kunden zahlt regelmäßig zu spät.
• Nachgefasst wird ad hoc, von wem gerade Zeit hat, und oft gar nicht.
• Sie wollen freundlich bleiben, aber trotzdem konsequent sein.
• Sie haben keine Debitorenabteilung und wollen auch keine.

Typische Nutzer sind KMU aus Zahnarztpraxen und Gesundheitswesen, Handel, Energie, Telekommunikation, Finanzdienstleistungen und Unternehmensdienstleistungen. Sie brauchen weder eine Buchhaltungsanbindung noch ein technisches Team, um zu starten: eine Tabelle mit offenen Rechnungen genügt.

Collie funktioniert für Rechnungen an Unternehmen und an Privatkunden gleichermaßen. Es ist kein Inkassobüro: Collie übernimmt die freundlichen Erinnerungen vor dem Inkasso. Was danach passiert, entscheiden Sie.

In vier Schritten:

1. Sie registrieren sich und richten Ihr Mollie-Konto ein. Das dauert ein paar Minuten. Sie verbinden ein bestehendes Mollie-Konto oder erstellen über uns ein neues. Mollie verifiziert anschließend Ihr Unternehmen, in der Regel innerhalb von 1 bis 2 Werktagen.
2. Sie laden Ihre offenen Rechnungen hoch. Eine CSV-, XLSX-, XLS-, ODS- oder XML-Datei mit Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum und der E-Mail-Adresse und/oder Mobilnummer Ihres Kunden. Collie erkennt gängige Spaltennamen automatisch und lässt Sie korrigieren, was es nicht lesen kann, bevor der Import startet.
3. Collie wählt pro Rechnung einen Erinnerungsflow. Es gibt drei: E-Mail und Telefon (Anrufe und SMS) zusammen, nur E-Mail oder nur Telefon. Welchen eine Rechnung bekommt, hängt von den gelieferten Kontaktdaten ab. Jeder Flow ist eine feste Abfolge von Kontaktmomenten über mehrere Tage, mit einem Zahlungslink darin. Die erste Erinnerung geht am nächsten Werktag nach dem Import raus.
4. Der Flow stoppt, wenn die Rechnung bezahlt ist oder wenn er durchgelaufen ist. Geht eine Zahlung ein, werden die verbleibenden Schritte sofort storniert. Das Geld landet direkt auf Ihrem eigenen Mollie-Konto.

Ihr Dashboard zeigt dabei pro Rechnung genau, was passiert ist: versendet, zugestellt, geöffnet, angeklickt, bezahlt. Rechnungen, die Ihre Aufmerksamkeit brauchen (falsche Kontaktdaten, ein Debitor, den niemand erreicht hat, ein Flow ohne Zahlung), stehen separat. So wissen Sie immer, was noch bei Ihnen liegt.

Collie verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Kunden (Name, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Rechnungsdaten) in Ihrem Auftrag. Im Sinne der DSGVO sind Sie der Verantwortliche und Collectmaxx der Auftragsverarbeiter. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil der Bedingungen, die Sie bei der Registrierung akzeptieren.

Was das in der Praxis bedeutet:

• Zweckbindung. Die hochgeladenen Daten werden nur genutzt, um die von Ihnen beauftragten Erinnerungen zu versenden und Ihnen die Ergebnisse zu zeigen. Sie werden nie verkauft, nie für Profilbildung genutzt und nicht an Dritte weitergegeben, mit Ausnahme der Unterauftragsverarbeiter, die für die Zustellung nötig sind (E-Mail-, SMS- und Telefonieanbieter), sowie Mollie für die Zahlung selbst.
• Hosting in der EU. Collie läuft auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union.
• Aufbewahrung. Rechnungs- und Kontaktdaten werden so lange gespeichert, wie Sie Collie nutzen und die geltende Aufbewahrungsfrist es verlangt. Sie können die Löschung von Daten beantragen.
• Betroffenenrechte. Macht einer Ihrer Kunden ein Recht geltend (Auskunft, Berichtigung, Löschung), wickeln Sie das als Verantwortlicher ab und Collie liefert Ihnen alles, was wir zu dieser Person haben.
• Sicherheit. Der Zugang zu Ihrem Konto ist mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Daten sind bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt.

Unsere vollständige Datenschutzerklärung ist auf jedem Registrierungs- und Login-Bildschirm verlinkt.

Schreiben Sie an customerservice@collectmaxx.com, ein Mensch antwortet Ihnen.

Sie erreichen den Support auch aus der App: Auf den Status- und Fehlerbildschirmen gibt es einen "Kontakt aufnehmen"-Link, der eine vorausgefüllte E-Mail öffnet, damit Sie nicht erklären müssen, wo Sie hängen geblieben sind.

Halten Sie Folgendes bereit:

• Ihre Unternehmensdaten: Firmenname, Adresse, Handelsregisternummer und USt-IdNr.
• Eine geschäftliche E-Mail-Adresse, auf die Sie sofort zugreifen können. Sie bestätigen sie während der Registrierung.
• Eine Mobilnummer für die Zwei-Faktor-Authentifizierung Ihres Kontos.
• Ihre Bankverbindung für Mollie, damit Sie ausgezahlt werden können.
• Eine Zahlungsmethode für Ihr eigenes Collie-Abonnement.

Das ist alles. Keine Installation, keine Buchhaltungsanbindung, keine IT nötig.

Der Registrierungsbildschirm führt Sie durch und zeigt immer, wo Sie stehen:

1. Konto. Ihr Name, Ihre Unternehmensdaten und E-Mail-Adresse. (~1 Minute)
2. E-Mail bestätigt. Sie klicken auf den Link in der E-Mail, die wir senden. (~1 Minute)
3. Mollie. Hier wählen Sie: ein bestehendes Mollie-Konto verbinden oder über uns ein neues Mollie-Konto erstellen. Bei einem neuen Konto geben wir die bereits eingegebenen Daten weiter, und Sie schließen Registrierung und Verifizierung (KYC) bei Mollie selbst ab. Danach kommen Sie direkt zurück zu Collie. (~2 Minuten)
4. Daten prüfen. Wir holen Ihre Unternehmensdaten bei Mollie ab und zeigen sie Ihnen zum Bestätigen oder Korrigieren. (~30 Sekunden)
5. Abonnement. Sie schließen Ihr Abonnement ab und zahlen den ersten Monat. (~1 Minute)
6. Verifizierung. Mollie verifiziert Ihr Unternehmen. Das ist der einzige Schritt, auf den Sie warten: in der Regel 1 bis 2 Werktage.

Nach Schritt 5 landen Sie auf einem Statusbildschirm, der den Rest für Sie verfolgt. Dort müssen Sie nichts mehr tun: Sie können den Tab schließen, wir mailen Ihnen, sobald Ihr Konto bereit ist. Loggen Sie sich später wieder ein, landen Sie automatisch auf demselben Bildschirm.

Sobald Mollie Sie verifiziert hat, richtet Collie Ihre Erinnerungsflows automatisch ein (das dauert höchstens ein paar Minuten) und Sie können Ihre erste Datei hochladen.

Weil Collie Ihr Geld nie anfasst.

Jeder Zahlungslink in einer Erinnerung wird auf Ihrem eigenen Mollie-Konto erstellt, Ihr Kunde zahlt also direkt an Sie. Das Geld landet auf Ihrem Mollie-Guthaben und wird nach Ihrem eigenen Auszahlungsplan auf Ihr eigenes Bankkonto ausgezahlt. Collie liest nur, ob eine Rechnung bezahlt wurde, damit es weiß, wann die Erinnerungen stoppen müssen.

Das hat drei Konsequenzen, die man kennen sollte:

• Ihr Kunde sieht Ihr Unternehmen als Zahlungsempfänger, nicht unseres.
• Wir können nichts von Ihrem Umsatz einbehalten, verzögern oder abziehen.
• Die Verifizierung Ihres Unternehmens durch Mollie schützt Sie und Ihre Kunden vor Betrug. Genau dafür gibt es diesen Schritt.

Die Verbindung läuft über den Login-Bildschirm von Mollie selbst. Collie sieht Ihr Mollie-Passwort nie; Sie erteilen eine begrenzte Berechtigung, die Sie jederzeit über Ihr Mollie-Dashboard widerrufen können.

Dann erstellen Sie während der Registrierung eines, über uns. Das gehört zum Ablauf, es ist kein Umweg.

Wählen Sie beim Mollie-Schritt die Option für ein neues Konto. Wir geben die Daten, die Sie schon eingegeben haben, an Mollie weiter, damit Sie sie nicht doppelt eintippen. Registrierung und Verifizierung (KYC) schließen Sie bei Mollie selbst ab: Dort geben Sie Ihre Bankverbindung an und weisen Ihre Identität nach. Danach kommen Sie direkt zurück zu Collie.

Mollie verifiziert anschließend Ihr Unternehmen. Das dauert normalerweise 1 bis 2 Werktage, manchmal etwas länger. Braucht Mollie noch etwas von Ihnen (ein Dokument, eine fehlende Angabe), mailt Mollie Ihnen dazu, und Ihr Collie-Statusbildschirm zeigt es ebenfalls an, mit einem Link direkt zu Ihrem Mollie-Dashboard. Sobald Mollie grünes Licht gibt, machen wir automatisch weiter und Sie erhalten eine E-Mail von uns.

Die kurze Liste:

• Firmenname, Adresse, Handelsregisternummer und USt-IdNr.
• Eine geschäftliche E-Mail-Adresse, auf die Sie jetzt zugreifen können
• Eine Mobilnummer für die Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Ihre Bankverbindung (für Mollie, damit Sie ausgezahlt werden können)
• Eine Zahlungsmethode für Ihr Collie-Abonnement

Und um Erinnerungen versenden zu können, noch eines: eine Datei mit offenen Rechnungen, pro Rechnung mindestens mit Betrag, Fälligkeitsdatum und einer E-Mail-Adresse oder Mobilnummer Ihres Kunden.

Über den Bildschirm Upload, in fünf Schritten:

1. Datei auswählen. CSV, XLSX, XLS, ODS oder XML, bis 10 MB. Exportieren Sie sie aus Ihrer Buchhaltungssoftware oder bauen Sie sie in Excel. Beides funktioniert.
2. Spaltenzuordnung prüfen. Collie erkennt gängige Spaltennamen selbst, auf Niederländisch, Englisch und in einigen weiteren Sprachen, und zeigt, was es zugeordnet hat. Sie können jede Spalte korrigieren oder ignorieren lassen.
3. Beheben, was behoben werden muss. Bevor irgendetwas versendet wird, markiert Collie die Zeilen, mit denen es nicht zufrieden ist: fehlende oder unlesbare Datumsangaben, ungültige Mobilnummern, Zeilen ohne E-Mail-Adresse und ohne Telefonnummer sowie Fälligkeitsdaten, die zu nah liegen (ein Flow braucht etwa fünf Werktage) oder auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen. Sie korrigieren direkt in der Ansicht, übernehmen die vorgeschlagenen Termine oder parken die Problemzeilen als separaten Import für später.
4. Bestätigen. Sie sehen genau, wie viele Zeilen übernommen werden.
5. Fertig. Der Import läuft, und Zeilen ohne nutzbaren Kontaktkanal werden abgelehnt statt stillschweigend weggelassen. Sie sehen sie und können sie korrigieren.

Das Minimum pro Rechnung: ein Betrag, ein Fälligkeitsdatum und mindestens eine E-Mail-Adresse oder Mobilnummer. Alles Weitere (Name, Rechnungsnummer, Beschreibung, Referenz, Währung) macht die Erinnerungen besser und Ihr Dashboard nützlicher.

Die erste Erinnerung geht am nächsten Werktag nach dem Import raus.

Drei:

• E-Mail: die ausführlichste Erinnerung, mit Ihren Rechnungsdaten und einem Zahlungslink.
• SMS: kurz, direkt und von den meisten Menschen innerhalb weniger Minuten gelesen. Enthält den Zahlungslink.
• Telefon: ein automatisierter Anruf mit natürlicher Stimme, der die offene Rechnung erklärt und den Zahlungslink per SMS nachsenden kann.

Alle drei sind im Abonnement enthalten. Welche Kanäle eine Rechnung bekommt, hängt von den gelieferten Kontaktdaten ab: E-Mail und Telefon zusammen, nur E-Mail oder nur Telefon.

Collie setzt nicht alle Kanäle gleichzeitig ein. Ein Flow eskaliert: Er beginnt mit dem sanftesten Kanal und geht erst weiter, wenn keine Zahlung eingeht. Funktioniert ein Kanal bei einem bestimmten Debitor nicht (die E-Mail kommt zurück, die Nummer ist nicht vergeben), hält Collie das fest und macht weiter. Erreicht kein Kanal jemanden, landet die Rechnung in Ihrer Liste "Braucht Ihre Aufmerksamkeit", mit der Bitte um neue Kontaktdaten.

Freundlich, kurz und eindeutig von Ihnen, nicht von einem Inkassobüro.

• Jede Nachricht spricht Ihren Kunden mit Namen an, nennt Rechnung und Betrag und gibt einen naheliegenden nächsten Schritt: bezahlen.
• Der Ton ist eine Erinnerung, keine Drohung. Die meisten verspäteten Zahlungen sind schlicht vergessen, und so sind die Nachrichten auch geschrieben.
• Jede Nachricht enthält einen Zahlungslink oder verweist auf einen. Ihr Kunde braucht kein Konto, keinen Login und keinen Portalbesuch, um zu zahlen.

Erinnerungen gehen zu vernünftigen Zeiten raus: an Werktagen, während der Geschäftszeiten, Anrufe nur innerhalb der Anrufzeitfenster. Ihr Kunde wird nie nachts oder an einem Sonntag angerufen.

Sie tippen auf den Zahlungslink in der Erinnerung und zahlen in ein paar Sekunden, mit iDEAL, Kreditkarte, Bancontact oder welchen Zahlungsmethoden auch immer Sie in Ihrem Mollie-Konto aktiviert haben.

Kein Konto, kein Login, kein Papierkram. Der Link gehört zu genau dieser einen Rechnung und lautet über den vollen offenen Betrag. Es kann also niemand den falschen Betrag auf die falsche Referenz zahlen.

Direkt, auf Ihr eigenes Konto.

Zahlungen gehen auf Ihr Mollie-Konto, landen auf Ihrem Mollie-Guthaben und werden nach Ihrem normalen Mollie-Auszahlungsplan auf Ihr eigenes Bankkonto ausgezahlt. Collie hält Ihr Geld nie fest, nimmt keinen Prozentsatz von dem, was Sie einholen, und zieht nichts ab. Sie zahlen ein Abonnement für den Dienst, mehr nicht.

In Ihrem Collie-Dashboard sehen Sie, was hereingekommen ist: wie viel von allem Hochgeladenen bezahlt ist, was noch läuft und was abgeschlossen ist. Ihre Buchhaltung erhält die Zahlung genau wie jede andere Mollie-Transaktion.

Ein Flow ist der Erinnerungsplan für eine Rechnung: eine feste Abfolge von Kontaktmomenten über mehrere Tage, jeder auf einem bestimmten Kanal, die nur so lange eskaliert, wie die Rechnung offen ist. Collie richtet Ihre Flows für Sie ein, sobald Ihr Konto aktiviert ist. Sie müssen sie nicht selbst entwerfen.

Es gibt drei:

• E-Mail und Telefon: die komplette Abfolge: E-Mails, SMS und ein Anruf.
• Nur E-Mail: für Debitoren, von denen Sie keine nutzbare Mobilnummer haben.
• Nur Telefon: Anrufe und SMS, für Debitoren, von denen Sie keine E-Mail-Adresse haben.

Collie wählt pro Rechnung den passenden Flow anhand der Kontaktdaten in Ihrer Datei. Darüber hinaus ist Folgendes gut zu wissen:

• Eine Zahlung stoppt alles. Sobald eine Rechnung bezahlt ist, entfallen die verbleibenden Schritte. Ihr Kunde bekommt nie eine Erinnerung für etwas, das schon beglichen ist.
• Timing wird respektiert. Schritte laufen an Werktagen, zu vernünftigen Zeiten, unter Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen. Deshalb braucht eine Rechnung auch etwa fünf Werktage Vorlauf vor dem Fälligkeitsdatum.
• Jeder Schritt ist sichtbar. Pro Rechnung sehen Sie jeden Schritt und was er getan hat: versendet, zugestellt, geöffnet, angeklickt, fehlgeschlagen, zurückgekommen, nicht abgenommen, bezahlt.
• Ein Flow endet immer irgendwo. Er schließt als bezahlt, als unerreichbar (kein Kanal hat funktioniert) oder als abgeschlossen ohne Zahlung (alle Erinnerungen wurden versendet und zugestellt, und es wurde trotzdem nicht gezahlt). Die letzten beiden erscheinen in Ihrer Liste "Braucht Ihre Aufmerksamkeit".
• Sie können eine neue Runde starten. Bleibt eine Reaktion ganz aus, importieren Sie diese Rechnungen einfach erneut und eine neue Runde läuft. Zeilen, die als unerreichbar zurückkamen, nehmen Sie wieder mit, sobald Sie bessere Kontaktdaten haben.

Collie hat ein Abonnement:

• 30 € pro Monat
• 1,25 € pro importierter Rechnung

Alle Preise verstehen sich zuzüglich 21 % MwSt. Kein Prozentsatz von dem, was Sie einholen: eine Rechnung über 5.000 € einzuholen kostet dasselbe wie eine über 50 €. Alle Kanäle sind enthalten: E-Mail, SMS und Telefon.

Einmal pro Monat, automatisch.

• Am Ende jeder Periode erstellt Collie eine Rechnung: Ihr Abonnement plus die Rechnungen, die Sie in dieser Periode importiert haben.
• Die Rechnung kommt per E-Mail mit der PDF im Anhang und steht immer im Bereich Rechnungen in der App bereit.
• Sie wird automatisch über die Zahlungsmethode eingezogen, die Sie bei der Registrierung hinterlegt haben.
• Unter Mein Unternehmen können Sie zusätzliche E-Mail-Adressen hinzufügen, die die Rechnung erhalten sollen, zum Beispiel Ihre Buchhaltung. Die Adresse des Kontoinhabers erhält sie immer.

Schlägt der Einzug fehl, mailen wir Ihnen einen Zahlungslink und Sie haben 7 Tage Zeit, manuell zu zahlen. Ist die Rechnung danach immer noch offen, wird Ihr Konto vorübergehend gesperrt: Sie behalten Lesezugriff auf Ihre Daten und laufenden Erinnerungsflows, können aber keine neuen Importe starten, bis der offene Betrag beglichen ist. Sobald Sie zahlen, wird Ihr Konto wieder freigeschaltet. Stimmt etwas an einer Rechnung nicht, schreiben Sie an customerservice@collectmaxx.com, bevor es so weit kommt. Wir klären das lieber gemeinsam mit Ihnen.